Gran parte de la fuerza laboral hoy en día, se encuentra trabajando desde casa. ¿Tu y tu equipo de ventas se encuentran dentro de estos parámetros? Trabajar desde tu casa te brinda numerosos beneficios, las empresas tienen que reajustar ciertos procesos para adaptarse al entorno remoto en el que nos encontramos a nivel mundial.

Arreglar una reunión de ventas online es un modelo a seguir. Si no te encuentras cómodo sobre qué herramientas emplear o cómo presentar una reunión de ventas online, aquí tendrás algunos pasos o consejos de cómo realizar una reunión de ventas online sin ningún inconveniente.

Por qué se debe organizar una reunión de ventas online

Cabe resaltar que puedes organizar tu reunión de ventas online en cualquier momento, todos los equipos de ventas deben llevar a cabo por lo menos una reunión de ventas online a la semana, ya que de esta forma podrás mantener a tu equipo de ventas en contacto y actualizado sobre todos los detalles tanto creación de productos, como también los nuevos productos o servicios sin tener que entorpecer la vida laboral del dia a dia. 

Como el equipo de ventas no tiene un fácil acceso a tus colegas para que puedan permutar ya sean ideas, comentarios o hacer preguntas, este tipos de reuniones frecuentes mantendrán a todos cerca y les dará a cada uno la oportunidad de ser escuchado.

Ahora estas reuniones semanales tienen como objetivo principal aumentar la motivación. A pesar de que trabajar desde casa es un sueño para gran parte de tu personal, otros no se sentirán tan comprometidos cuando se trabaja de forma remota.

De manera que en estas reuniones semanales es donde llegan a discutir los distintos éxitos, metas e incentivos, así como también las distintas maneras en la que los profesionales de ventas pueden llegar a mejorar su desempeño en el futuro.

Pasos para organizar una reunión de ventas online

En una reunión de ventas online se puede llegar a mejorar el desempeño de tu personal y ayudarlos a alcanzar sus objetivos de ventas. Para llegar a obtener los mejores resultados, toda reunión de ventas online deben tener ciertos componentes que son vitales para tener una armonía. 

Paso #1 Crea una atmósfera

Ser un vendedor es un trabajo que no cualquiera puede llegar a hacer, ya que se requiere de una persona apasionante y de mucha energía. Poder crear esta atmósfera es una tarea fuerte cuando todos se encuentran en un entorno remoto, principalmente cuando se encuentran en casa. 

Por suerte, podemos encontrar muchos instrumentos para poder transmitir esta atmósfera, aún cuando todo el equipo está trabajando a distancia, de tal manera que realizar la reunión de ventas online en la mañana antes de que tu equipo acepte llamadas es una buena idea porque suelen estar de buen humor y puedes utilizar palabras de aliento como también puedes felicitar a miembros del personal por sus logros y poder crear esa motivación que tanto deseas.

Paso #2 Habla de las metas e incentivos

Luego de tener el ambiente adecuado, llegó el momento de abordar las metas e incentivos de la semana. Las metas aseguran que tu personal sientan algo por que trabajar, debes crear una especie de competencia sana y también dar un incentivo como recompensa por lograr las metas.

Con respecto al punto anterior, querrás debatir estos objetivos con un tono emocionante, explicando los grandes incentivos y cómo estas metas podrán alcanzarse. De esta forma, tu equipo de ventas podrá llevar un desempeño al siguiente nivel, sin importar dónde se encuentren trabajando.

Paso #3 Muestra lo positivo y lo negativo

Sería genial si todas las reuniones de ventas fueran positivas y emocionantes, pero tus reuniones también tienen que ser muy honestas, en donde debes resaltar los éxitos como también las debilidades. 

En relación a los detalles positivos, felicita a tu equipo o a aquel miembro que ha tenido una semana, un mes o incluso un trimestre exitoso, de igual manera en este punto de tu reunión de ventas online, puedes utilizar este momento para darle la bienvenida a los nuevos miembros del equipo y felicitarlos por lograr nuevos objetivos de ventas.

Ahora las debilidades deben ser dirigidas al equipo en su conjunto; un caso de ello sería si no cumplierón las metas trimestrales, debes mencionar esto durante la reunión y desarrollar metas para lograr un mejor trimestre.

Si un miembro de tu equipo no está logrando un desempeño óptimo como otros miembros del equipo tienes que hablar este problema en privado. Estos problemas muy rara vez se basan en el rendimiento. Debes colaborar y pensar en soluciones, en especial si estás en la búsqueda de nuevas plataformas tecnológicas.

Paso #4 Forma a tu equipo

Debes incluir siempre la formación en cualquier reunión de ventas online. Tener una capacitación grupal constante ayudará a mantener a tus profesionales de ventas en alerta y en el juego, aún si son vendedores experimentados.

Dentro de los temas de capacitación más frecuentes podemos observar las técnicas de presentación de ventas, métodos de prospección, respuesta a objeciones, temas psicológicos como mantenerse positivo cuando no realiza una venta y conocimiento sobre nuevos productos o servicios.

Si tienes miembros nuevos en tu reunión de ventas online debes conceder un espacio para que hagan preguntas y para que otros miembros del personal les den consejos.

Tips para una reunión de ventas online eficaz

Para que tus reuniones no sean frías, aburridas o poco interesantes, a continuación encontrarás algunos consejos para optimizar cualquier reunión de ventas online para tu personal.

Comunica tu agenda

Tu agenda marcará el ritmo de la reunión de ventas online, ya que no solo es una manera de mantenerte organizado, sino que tu personal puede seguir fácilmente la reunión y realizar preguntas o sugerencias cuando sea apropiado.

Escribe tu agenda antes de la reunión y envía el documento por correo electrónico a todos los miembros del equipo, asimismo puedes utilizar programas y agregar a todos los miembros del equipo. Si utilizas una aplicación de calendario, es probable que puedas incluir la agenda en la aplicación.

Trata de completar esto días antes de la reunión de ventas online, para que tu personal esté completamente preparado.

Dictamina un objetivo

Todas tus reuniones deben tener un objetivo principal, algunos de los objetivos más frecuentes que se pueden conseguir son la revisión de proyectos, la capacitación, la resolución de problemas y desafíos y el establecimiento y discusión de KPI.

Aún si tienes mucho qué discutir, debes mantener la reunión breve y directa, las reuniones son beneficiosas para ti y tu personal, no querrás consumir todo tu tiempo. No es raro que una reunión tenga más de un objetivo, es recomendable mantener menos de tres objetivos.

Facilita la reunión

Aún cuando tienes un objetivo y una agenda clara, en las reuniones puede ocurrir cualquier cosa. Es probable que tu personal desee debatir sobre distintos métodos de ventas o también hablar sobre el nuevo programa que están viendo, la participación es siempre refrescante, siempre facilita la reunión y mantén todo en orden.

Recuerda a tu personal que si quieren hablar sobre métodos de ventas y otros temas relacionados con el trabajo, deben acudir a plataformas de comunicación que utilicen cuando finalice la reunión. También puedes recopilar distintas ideas y temas de reuniones y dedicar tiempo para cubrirlos cada semana.

¿Puedes salirte del tema de vez en cuando? Distintas preguntas y comentarios pueden plantear un buen punto y darle a tu equipo algo en qué pensar, pero siempre debes establecer un límite de tiempo.

Establece normas en la reunión de ventas online

Establece siempre tus expectativas, o lo que también se puede denominar como «cumplir con las normas». Algunas de ellas son de sentido común, como establecer una hora de inicio y finalización de la reunión. Otras normas son más estrictas, como la distribución de documentos y el requisito de que los miembros de tu equipo revisen y discutan el contenido.

Solicita números de ventas antes de la reunión

Haz que todos los representantes envíen sus números de ventas y otros datos integrales antes de que comience la reunión, ya que de esta manera sabrás qué información debes incluir en la reunión de ventas online. Estos datos también pueden brindar información si tu equipo merece elogios o capacitación adicional en la siguiente reunión. 

Herramientas para utilizar en tus reuniones de ventas online

Por suerte en el mercado se puede encontrar una variedad de herramientas para mantener a todo el personal comprometido y organizado, si utilizas una plataforma de video para que todos puedan verse de seguro obtendrás los mejores resultados.

En cuanto a las plataformas que más se utilizan para realizar cualquier tipo de reunión, recopilar información y métricas cruciales y planificar. podemos encontrar:

1. Zoom

Zoom es una plataforma muy popular a nivel mundial que no solo al personal de ventas les gusta, sino que a otros departamentos también les agrada. Numerosas empresas e instituciones han dado la confianza a esta plataforma. Llegó a tener algunos problemas de seguridad en un principio, pero Zoom ha tomado medidas enérgicas debido a que se convirtió en un instrumento importante durante la pandemia de COVID-19.

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams es un sistema de comunicaciones con todas las funciones disponibles como parte del paquete de Microsoft Office. Tiene habilidades de chat para mantener el contacto por medio de mensajes, incluyendo un soporte de canal. Además tiene funciones como llamada de audio y video, y también se puede emplear para reuniones y presentaciones, puedes compartir pantalla que es otra característica muy útil.

3. Google Hangouts

Esta plataforma comenzó como parte de Google+, Hangouts se ha convertido en una aplicación independiente con funciones de chat y video.

4. Trello

Trello es una plataforma para la gestión de proyectos que te ayuda a concretar un seguimiento de los objetivos y proyectos. Además puedes utilizarlo para planificar tus reuniones. Es una herramienta muy versátil y eficaz para formar una representación visual de un plan de proyectos.

No importa que estés haciendo un gran anuncio o te estás asegurando de que tus profesionales de ventas estén correctamente capacitados, una reunión de ventas online ofrece incontables beneficios. Debido a que tu y tu personal trabajan desde casa, tendrás que organizar reuniones de ventas online efectivas para obtener los mismos resultados o resultados parecidos.

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