Las empresas o negocios son diferentes en cuanto a su aspecto o forma, estos pueden ser desde unas simples oficinas, talleres, estudios o hasta grandes fábricas. Pero, ¿qué es lo único en que no se diferencian todas ellas?

En que el funcionamiento principal es hecho por personas que tienen muchas tareas diferentes; y que en la mayoría de los casos se aglomeran haciendo que no sólo el encargado de esa tarea se enrede, sino también el equipo que lo rodea impidiendo poder evolucionar, por lo que se ven en la necesidad de utilizar un organizador de proyectos.

Ahora, si en tu empresa se está presentando este problema, te presento Trello; un organizador de proyectos el cual consiste en un tablero o tablón virtual con el que puedes coordinar en grupo los trabajos en curso, permitiendo también entregar cualquier tarea a otros integrantes del equipo, o segmentarse en varias partes.

Es decir, es un simple tablero de listas online que te concede gestionar el flujo de trabajo, mostrándolo a todo tu equipo basado en el sistema Kanban; convirtiendo a Trello en una de las principales aplicaciones de organización de proyectos, tanto a nivel personal como profesional.

Así mismo, con esta aplicación es posible optimizar los hábitos de trabajos de un grupo produciendo prioridades, mejores tiempos, entre otras cosas; ideal como organizador de proyectos y tareas en donde se encuentran múltiples personas.

De qué modo funciona Trello

Para explicar cómo funciona Trello tenemos que entender primero algo; Trello es un sistema de entorno virtual que el principal paso es crear tu cuenta y seguir un protocolo muy rápido y sencillo al igual que muchas otras páginas web, llenando un formulario para posteriormente enviarnos un correo de confirmación y así poder iniciar sesión.

Seguido de esto; tendremos una pequeña guía de pasos que a su vez nos describirán las funciones que están a nuestra orden y también las herramientas que se encuentran en la plataforma.

La principal característica de esta página web es que trabaja como un tablero que te ayuda a organizar tus proyectos o actividades de manera rápida, basado en el sistema Kanban; el cual se organiza o reparte en varias columnas donde están las tareas de trabajo.

De igual manera, estas mismas columnas tienen la posibilidad de ser segmentadas en tarjetas donde se encuentran todos aquellos trabajos que no se han realizado.

Por otra parte, las tarjetas que manejes las puedes designar a cualquier integrante de tu equipo, en la que puedes sumar desde cualquier tipo de etiqueta con colores; hasta fechas límites para su entrega, entre otras cosas, la página también incluye la opción de drag & drop lo que permite arrastrar entre listas sin ningún problema.

En este sentido, estas tarjetas son la principal herramienta de la plataforma, siendo el lugar donde todos miembros pueden escribir el tema a realizar; también pueden interactuar entre sí por medio de comentarios, adjuntar archivos, hablar sobre los calendarios y alarmas, fechas de culminación o entrega, entre otras cosas, que le ayudan a cada uno para tener una mejor gestión de proyectos.

Cabe destacar que todo tipo de información que es introducida en Trello es cien por ciento confidencial, privada y segura. También que el o los administradores de estos tableros son quienes deciden aquel que puede acceder o no a las notas, datos o información que se encuentra allí.

Porque es mejor utilizar Trello como organizador de proyectos

Es impresionante los numerosos sitios o programas que encontramos para gestionar información o tareas; pero existe una incógnita que resalta ante todo y es la asequibilidad para la gente.

Asimismo, Trello tiene las funciones básicas de manera gratuita y las opciones más avanzadas tienen un valor monetario, en cambio; otras aplicaciones o páginas sólo presentan al público una versión de prueba por 15 a 20 días; las que se centran solo en el uso empresarial y monitoreo de la gestión.

Aunado a ello; aparte de ser una aplicación líder en el área empresarial donde se caracteriza por ser un gestionador de tareas ideal con este sistema; también favorece a personas o grupos pequeños que lo emplean a diario como organizador de proyectos personales.

Sin embargo, lo realmente fascinante acerca de Trello es que se enfoca en un procedimiento de tableros famosos To Do, Doing y Done lo que lo convierte en una técnica perfecta para la gestión de proyectos; la asignación de tareas a diferentes miembros del equipo y demás. Actuando de igual forma como una herramienta con distintas aplicaciones.

¿Es Trello un organizador de proyectos seguro?

Muchas empresas y organizaciones emplean Trello para la gestión de sus proyectos y poder trabajar con una óptica más clara; entregando toda su confianza a esta aplicación al dejar guardar sus documentos de manera inequívoca y presentar un acceso seguro a la información de la empresa.

Además, Trello brinda seguridad de la mano de Atlassian; siendo una empresa que proporciona servicios como organizador de proyectos para múltiples compañías, al igual que a emprendimientos.

De igual manera, trabaja con informes SOC2 y SOC3, lo que significa que ambos ofrecen información sobre el sistema; las acciones de prueba del autor del servicio, controles implantados, entre otros. Pero ¿qué es lo que diferencia a uno del otro? En que los informes SOC3 son para el uso general lo que significa que no demuestra muchos detalles, como el SOC2.

Aunado a ello; esta plataforma posee un certificado conforme al PCI-DSS qué es un básico de seguridad que tiene ciertos requerimientos necesarios para así proteger toda documentación delicada acerca de tarjetas tanto de crédito como de débito.

Al igual que tiene un certificado del Privacy Shield; que consiste en el cumplimiento que necesitan las empresas internacionales bajo las normativas europeas en materia de protección de la privacidad de los datos de ciudadanos europeos con Estados Unidos.

Incluyendo además una serie de inspecciones que se hacen semanalmente acerca de su vulnerabilidad y unas pruebas de ingresos indebidos anualmente. Así mismo, realizan copias de seguridad total cada 24 horas, y una revisión interna del grupo de inteligencia de Atlassian.

Principales ventajas de usar Trello

Conformación de precios nada engorrosa

Si comparamos Trello con otros software organizador de proyectos de negocios, este tiene una estructura de precios nada engorrosa. Tienes una versión donde puedes invitar a un número ilimitado de miembros, crear tableros, tarjetas y listas.

Pero la versión Business Class tiene un costo de $25 al mes, este proporciona una gran cantidad de funciones y aplicaciones como la integración de Google Apps; la exportación masiva fácil y la capacidad para que todos los administradores accedan y administren todos los tableros (incluidos los privados), restrinjan la visibilidad del tablero, incorporen sólo lectura característica, entre otros.

Fecha límite

Cuando estés creando las tarjetas en Trello, puedes añadir fechas de vencimiento. A medida que nos vamos acercando a la fecha límite; cada tarjeta se tornará de color amarillo y para el momento en que se pase de la fecha, esta se colocará de color roja. Puedes marcar la fecha de vencimiento como ‘completa’ para evitar el rojo en tu tablero.

Este organizador de proyectos es compatible con dispositivos móviles

Trello puede funcionar en todas las plataformas. No importa si en la computadora, en la tableta o en el teléfono, esta aplicación puede reformarse para cualquier tamaño de pantalla.

Sigue el sistema Kanban

El sistema Kanban te ayuda a programar tu tarea en componentes más pequeños mediante la implementación de tableros y tarjetas. Este método, fue fundado por Toyota en la década de 1950.

No más Post-it desmoronadas en tu escritorio

Imagínate tener un escritorio despejado sin tener ningún post-it adornando las paredes y los bordes de las mesas o sillas. Trello como organizador de proyectos es tu nuevo Post-it y lo más increíble es que se encuentra en la web; por donde puedes acceder fácilmente desde cualquier parte del mundo. No más notas Post-it arrugadas y desechadas en la basura.

Notificaciones instantáneas

Nunca vas a perder una tarea porque tiene alertas de notificaciones sin interrupciones cuando las tareas son actualizadas; tienen algún comentario o cuando llegan a eliminar alguna, por lo que toda esta información te llegará vía correo electrónico.

Para concluir, Trello es realmente un buen instrumento como organizador de proyectos para realizar tu trabajo. Puedes ordenar alfabéticamente tus tableros, como también crear diferentes tipos para distintos aspectos de la vida, ya sea si es para uso personal o profesional. Lo que convierte a esta aplicación en una herramienta imprescindible.

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